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Software di gestione dei pagamenti: cosa serve per completare la transizione digitale

fatture in cloud

Avere un software di fatturazione elettronica che integri la gestione dei pagamenti è sempre più importante.

La transizione digitale sta diventando sempre più cruciale per la competitività delle aziende italiane ed europee. Un tema che è arrivato anche alle istituzioni, fino ai livelli comunitari, con una spinta sempre più forte per iniziative che portino le imprese in Ue a recuperare il margine creato in questi anni dalla corsa delle rispettive concorrenti americane.

La gestione dei pagamenti è parte di questi progetti. L’innovazione passa anche da una maggiore capacità di organizzare il proprio flusso di cassa in modo sia da garantire pagamenti puntuali ai fornitori, che di ricevere in maniera sempre più sicura e veloce il dovuto dai propri clienti.

Fatturazione-pagamento: una priorità per le imprese

Il ciclo fatturazione-pagamento coinvolge tutti quei processi aziendali legati a richieste, acquisti, e contabilizzazione di beni e servizi. A volte, però, nelle aziende il controllo dei singoli pagamenti in riferimento alle fatture emesse o ricevute può essere difficile da gestire, poiché spesso è affidato a operazioni manuali che possono subire errori, dimenticanze, sviste e ritardi.

Eppure, garantire la puntualità dei  pagamenti ai fornitori è molto importante per un’azienda: è senza dubbio una delle migliori carte da giocare per ottenere accordi favorevoli con i fornitori abituali. Senza contare che il mancato pagamento a un fornitore fa correre il rischio che questo fornitore a sua volta non paghi i propri, e così via. Si rischia di incorrere in azioni legali, oltre che compromettere definitivamente il rapporto fiduciario in essere.

Allo stesso tempo, è ovvio che ricevere pagamenti puntuali dai clienti è l’unico modo per poter prevedere le dinamiche del proprio flusso di cassa e, di conseguenza, della liquidità, e fare progetti di conseguenza.
Eppure, nel 2023 i pagamenti delle aziende con oltre 30 giorni di ritardo hanno raggiunto il 9,4%, in aumento rispetto al 9,1% del 2022 (dati Cribis).

I vantaggi della digitalizzazione dei processi di fatturazione e pagamento

Un sistema automatizzato permette di ottimizzare la gestione dei pagamenti – da fare o da ricevere – in vari modi. Per esempio, porta a una riduzione degli errori e del tempo che le persone dedicano al data entry, liberandole per fare in modo che si dedichino ad attività a più alto valore.

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Inoltre, gestire questi processi tramite software permette di avere dati aggiornati in tempo reale sulla situazione degli incassi e dei pagamenti e su eventuali insoluti da parte dei clienti, potendo così avere una “fotografia” dello stato di fatto. Statistiche e report dedicati forniscono un immediato riscontro visuale sull’ammontare e sullo stato di lavorazione delle fatture in un dato periodo, permettendo di prendere decisioni informate. Infine, diventa semplice inviare solleciti e reminder automatici sulle scadenze dei pagamenti ai fornitori

Senza contare che una gestione automatizzata e tracciabile di tutte le attività di fatturazione e pagamento risponde a requisiti e norme in fatto di trasparenza. Lo prevedono le disposizioni in materia di pagamenti digitali, che in Italia hanno l’obiettivo, da un lato, di semplificare e accelerare le procedure, incluse quelle di spesa. Dall’altro, di contrastare l’evasione fiscale, il riciclaggio e le infiltrazioni malavitose. Pagamenti tracciabili sono anche un prerequisito per attuare le misure previste dal Piano nazionale di ripresa e resilienza: sono infatti previste sanzioni per la mancata accettazione dei pagamenti elettronici e per chi non rispetta le norme relative alla fatturazione elettronica e ai pagamenti elettronici (così come stabilito dal decreto legge 30 aprile 2022, n. 36, articolo 18).

Per tutte queste ragioni, adottare una soluzione che permetta di automatizzare il più possibile i pagamenti è sempre più importante per le aziende italiane, soprattutto se vogliono rimanere competitive sul panorama internazionale ottimizzando i processi e velocizzando le procedure.

Fattura elettronica, non solo obbligo ma elemento strategico per la digitalizzazione dei processi

Da quando la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria in Italia, si sono diffusi numerosi software in grado di inviare e ricevere fatture. Ma spesso questo non basta a completare una transizione digitale in grado di adattarsi alle nuove condizioni del mercato.
Infatti, risulta fondamentale dotarsi di un programma che, oltre alla fatturazione elettronica, includa altre funzionalità, così da assolvere anche alla funzione di software di gestione dei pagamenti.

Ad esempio, Fatture in Cloud, grazie all’integrazione con TS Pay, offre la possibilità di inserire all’interno delle fatture un apposito pulsante che permette al cliente di pagare in pochi clic e scegliendo tra vari metodi di pagamento digitale (carta di credito/debito, addebito su conto corrente e PayPal).
Una volta ricevuto il pagamento, l’incasso si registrerà in automatico all’interno di Fatture in Cloud, liberando l’azienda della necessità di dover inserire manualmente i dati e fornendo una situazione sempre aggiornata sul saldo dei pagamenti.

Inoltre, grazie al POS digitale integrato in Fatture in Cloud, il cliente può pagare la fattura anche a partire dalla scansione un QR Code o cliccando un link.
Dall’interno di Fatture in Cloud, è poi possibile pagare i fornitori emettendo bonifici senza bisogno di accedere al sito della propria banca. Infine, collegando il contro corrente a Fatture in Cloud sarà possibile effettuare la riconciliazione bancaria automatica per incassi e bonifici con un solo click.

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